Personvernerklæring for behandling av personopplysninger i Osen kommune.
Osen kommune ønsker å sikre at du som bruker av kommunale tjenester skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges for behandling av personopplysninger i kommunen.
Lov om behandling av personopplysninger.
Personvernerklæringen følger bestemmelsene i Lov om behandling av personvernopplysninger (Personopplysningsloven) av 15.06.2018 med tilhørende forskrift. https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-15-38?q=gdpr
Definisjoner, jfr. personopplysningslovens § 2
1. personopplysning: opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson,
2. behandling av personopplysninger: enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter,
3. personregister: registre, fortegnelser m.v. der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen,
4. behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes,
5. databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, 6. registrert: den som en personopplysning kan knyttes til,
7. samtykke: en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandling av opplysninger om seg selv,
8. sensitive personopplysninger: opplysninger om
9. rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, 10. at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, 11. helseforhold,
12. seksuelle forhold,
13. medlemskap i fagforeninger.
I Osen kommune behandler vi personnummer som en sensitiv personopplysning. Formålet med behandlingen av personopplysninger
Opplysninger som du sender inn til kommunen, blir oversendt til rette saksbehandler/behandlingsansvarlig. Opplysningene gjør våre ansatte i stand til å utføre sin saksbehandling av din henvendelse. De innsamlede opplysningene om deg behandles på samme måte enten du sender inn vanlige dokumenter eller elektroniske dokumenter.
Rett til informasjon om behandling av personopplysninger
Enhver som ber om det, skal få vite hvordan opplysningene om egen person blir behandlet.
Du har rett til innsyn
Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre tjenester og be om å få vite hva slags opplysninger de har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder så vel elektroniske som manuelle registre.
Du har rett til å kreve at feil blir rettet
Du skal kunne kreve at feilaktige eller mangelfulle opplysninger om deg blir rettet. Vi anbefaler derfor at alle bruker innsynsretten aktivt, og gir beskjed til tjenesten dersom det er noe feil.
Sperre / slette opplysninger
Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet. Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven, offentlighetsloven og arkivloven.
Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis. Kopiering vil kunne medføre krav om betaling.
Partsinnsyn etter forvaltningsloven
Det fremgår av forvaltningsloven § 18 at en part har rett å gjøre seg kjent med dokumenter i egen sak. Det er enkelte unntak for bl.a. interne dokumenter.
Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven
Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks eller e-post. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.
Personvern og taushetsplikt
Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette. For enkelte saksområder er taushetsplikten særlig streng, og enkelte av særlovene gir særlige strenge regler om dette.
Oversikt over personopplysninger
Osen kommune har oversikt over alle fagsystemer som inneholder personopplysninger. Videreformidling
Vår policy er at vi ikke skal selge, bytte eller på annen måte videreformidle informasjon av noen art, om deg, til tredjepart uten at du har samtykket til dette. Dette gjelder ikke i den grad videreformidling er nødvendig og i tråd med regelverket i den enkelte sak. (F.eks. i utveksling av helseopplysninger ved behandling av pasienter.)
Informasjonssikkerhet
Vi har etter personopplysningsloven ansvar for å sørge for at personopplysningene er tilstrekkelig sikret.
Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste.
Du skal ikke sende sensitive opplysninger til kommunen i usikret e-post eller vedlegg til e-post, men heller i vanlig brev. I tråd med vanlig praksis på internett registreres brukerens IP-adresse av nettstedet http://www.osen.kommune.no
Elektroniske skjemaer:
Våre elektroniske skjema leveres av et firma som heter Acos AS. Alle opplysninger som overføres mellom din datamaskin og vår server foregår over sikker kryptert linje (SSL). Løsningen tilsvarer sikkerheten som er brukt i nettbankene.
Dersom du har spørsmål om personvernerklæringen, kan du kontakte Servicetorget pr. e-post: postmottak@osen.kommune.no