Arkivansvar

2 Arkivleders ansvar

Instruksen gjelder for funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjenesten i Ørland kommune
 

Administrativ plassering  

• Enhetsleder for Dokumentforvaltningen, er også arkivleder. Arkivleder er administrativt underlagt kommunedirektøren. 

Ansvar

• Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale. 
• Arkivleder skal påse at arkivene er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på. 
• Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp. 
• Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumentforvaltning, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet. 
• Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkiv. 

Arbeidsoppgaver 

• Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid. 
• Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innenfor arbeidsområdene. 
• Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt. 
• Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene. 
• Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert. 
• Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder. 
• Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk. 
• Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand. 
• Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv. 
• Ansvar for avlevering av arkiv til depot i IKA Trøndelag IKS. 
• Være kommunens kontaktperson mot IKA Trøndelag IKS.