Arkivansvar

5 Arkivmedarbeidere

Instruksen gjelder for alle som er utpekt som arkivmedarbeidere i Ørland kommune. Arkivmedarbeidere kan utføre tjenester innenfor dokumentforvaltning og arkiv.

Arkivmedarbeidere i enhetene er ansvarlig for de fagsystemer og seriearkiv (objektarkiv/arkivdeler) som fortsatt må arkiveres på papir, og som til enhver tid befinner seg hos enheten.

Administrativ plassering

• Arkivansvarlig Dokumentforvaltningen er administrativt underlagt kommunedirektøren. 
• Arkivmedarbeider i enhetene er administrativt underlagt enhetsleder.
• Arkivfaglig er arkivmedarbeider underlagt arkivleder og skal rapportere til denne og til nærmeste enhetsleder.

Ansvar 

• Arkivmedarbeider har et operativt faglig ansvar for virksomhetens samlede arkivtjeneste. 
• Arkivmedarbeider skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen. 
• Arkivmedarbeider har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i den ulike enhet videre til arkivleder.

Arbeidsoppgaver  

• Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen. 
• Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres. 
• Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon. 
• Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner. 
• Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll). 
• Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale. 
• Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser. 
• Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer. 
• Arkivmedarbeiderne plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver.