Overordnet arkivinstruks

5 Ansvarsforhold og prosedyre for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas

Dokumenter mottas både av ledere, saksbehandlere og postmottaket i kommunen. 

Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte (e-post, sms, skjema, innskannede dokumenter osv.) Postmottak har ansvar for at e-post sendt til postmottaket blir journalført. Ledere og saksbehandlere har et eget ansvar for å importere arkivverdig epost, både inngående, utgående og intern kommunikasjon som har betydning for saksbehandlingen eller har verdi som dokumentasjon. 

Dokumenter som skal journalføres og arkiveres blir importert i sitt respektive system. Dokumentforvaltningen har hovedansvaret for registrering, journalføring og arkivering i kommunens sak/arkivsystem, Helseplattformen og FlyVO. 

Aktuelle rutiner vedrørende mottatt post finnes her: 

Det ligger i tillegg en detaljert oversikt over rutine for registrering, journalføring og arkivering under hvert enkelt system i denne systemoversikten