Personvern

Denne erklæringen beskriver hvordan Ørland kommune behandler personopplysninger som du oppgir til oss. Den følgende teksten forklarer hvordan vi ivaretar ditt personvern, og hvordan vi sørger for at behandlingen utføres etter gjeldende norsk lovverk.

Personvernerklæringene følger bestemmelsene i personopplysningsloven.

Hva er en personopplysning?

Opplysning eller vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, f.eks. navn, telefonnummer og fødselsdato. Se detaljer på Datatilsynets sider.

Hva vil det si å behandle personopplysninger?

Det er enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. å samle inn, registrere, sammenstille, organisere, lagre, formidle og utlevere dem.

Ørland kommune er databehandlingsansvarlig

Det er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og hvilke hjelpemidler som skal brukes, som er behandlingsansvarlig. Det er derfor Ørland kommune ved kommunedirektøren som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene du oppgir til oss.

Formålet med kommunens behandling av personvernopplysninger

Opplysninger som du oppgir til kommunen, blir oversendt til rette saksbehandler. Opplysningene gjør våre ansatte i stand til å utføre sin saksbehandling av din henvendelse. De innsamlede opplysningene om deg behandles på samme måte enten du sender inn vanlige dokumenter eller elektroniske dokumenter. Opplysninger som hentes inn skal kun brukes til det formålene de er hentet inn for, med mindre vi har lovlig grunnlag for å bruke dem også til andre formål.

Hvem har tilgang til opplysningene?

Når det gjelder henvendelser og saksbehandling om personalforhold, elever, barnehagebarn, inkasso (kommunal innfordring), startlån, bostøtte, pasient- og klientsaker er opplysningene kun tilgjengelig for personell som har behov for å se disse, nærmere bestemt: arkivpersonell og saksbehandlere. Opplysningene oppgis ikke til tredjeparter andre enn de som er nevnt her.

Når det gjelder andre henvendelser uten taushetsbelagte opplysninger, er dette offentlig informasjon som kan publiseres på kommunens postliste. Vi publiserer ikke fødselsnummer på postlista.

Hvordan henter vi personopplysninger om deg?

Primært fra deg selv når du søker om en tjeneste eller henvender deg til oss med et spørsmål. Når kommunen skal korrespondere med deg, må vi være sikre på at vi kommuniserer med rett person. Opplysninger om deg og din familie kan derfor bli innhentet fra offentlige registre (Folkeregisteret, Brønnøysundregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret).

Overføring og lagring av personopplysningene

Dine rettigheter

Rett til informasjon om behandling av personopplysninger

Enhver som ber om det, skal få vite hvordan opplysningene om egen person blir behandlet.

Du har rett til innsyn

Ønsker du å vite hva en kommunal tjeneste har av personopplysninger om deg, kan du ta direkte kontakt med dem og spørre om hva slags opplysninger de har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder så vel elektroniske som manuelle registre. Har du et generelt spørsmål om personopplysninger og innsyn, ta kontakt med kommunens personvernombud.

Du har rett til å kreve at feil blir rettet

Du har rett til innsyn i dokumenter til saker som handler om deg, og kan kreve at feilaktige eller mangelfulle opplysninger om deg blir rettet.

Sperre eller slette opplysninger

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i tråd med andre lover, for eksempel regnskapsloven, offentlighetsloven og arkivloven.

Du kan protestere og/eller klage til Datatilsynet dersom du mener personopplysninger behandles i strid med denne erklæringen.

Hjemmesiden orland.kommune.no

Når du besøker hjemmesiden vår, vil du kunne legge igjen personopplysninger når du:

Søker på en tjeneste via våre digitale skjema
Tilbakemeldingsknappen «Fant du det du lette etter»?
Webskjema der du ikke logger deg inn
Opplysningene du oppgir i skjemaet blir i første omgang lagret hos vår databehandler ACOS AS (med TeleComputing Norge som underleverandør) på vegne av oss. De blir deretter overført til våre egne arkiv. I våre arkiv blir opplysningene oppbevart så lenge som det er behov for disse for å kunne oppfylle våre forpliktelser overfor deg. Når opplysningene er overført til oss kan de bli slettet fra ACOS AS' systemer. Opplysninger om din brukerprofil blir lagret i ACOS AS' systemer på ubestemt tid, inntil du selv foretar sletting av din brukerprofil. Brukerprofilen består av: navn, adresse, e-postadresse og telefonnumre.

Alle opplysninger du oppgir overføres kryptert fra din enhet til vår databehandler sine systemer, og derfra kryptert videre til oss. Opplysningene gjøres kun tilgjengelig for personell som har behov for å se disse, nærmere bestemt: arkivpersonell hos oss, saksbehandlere hos oss, teknisk personell hos databehandler (frem til dataene er overført), og teknisk personell hos oss. NB! Skjema-henvendelser som gjelder bygg og eiendom, kommunalteknikk og andre tjenester som ikke er unntatt offentlighet, kan bli offentliggjort på kommunens postliste.

Kommunen har også skjema i pdf-format som kan sendes inn som papir. Opplysninger som sendes inn via disse behandles som personopplysninger for øvrig. Vi ber deg om ikke å sende inn sensitive opplysninger via e-post.

Webanalyse
For å analysere trafikken og forbedre brukeropplevelsen av hjemmesiden, analyserer vi trafikken på orland.kommune.no. Statistikken i hjemmesideløsningen logger ikke IP-adressen din. Den benytter heller ikke tracking-cookies som kan spore den som besøker nettsiden.

Ørland kommune benytter Siteimprove som analyseverktøy for å rette skrivefeil, brutte lenker og analysere bruken av hjemmesiden vår. Alle data i Siteimprove er anonymisert.

Informasjonskapsler på orland.kommune.no
Her er noen av kapslene på vår hjemmeside. For full oversikt, trykk F12 når du står på hjemmesiden (via Chrome).

Navn	Varighet	Funksjon og formål
Siteimproveses:	Slettes etter hvert besøk	Kartlegge hvilke sider en bruker har vært innom i løpet av et besøk. Vi bruker denne informasjonen til å skape bedre brukerreiser og hjelpe deg til å finne relevant informasjon raskere.
ASPXANONYMOUS	Slettes etter hvert besøk	Cookie fra ASP.NET som aktiveres hvis du logger inn på nettstedet. Cookien oppretter en unik ID uten å identifisere deg som person og sjekker om du er korrekt logget inn. Formålet er at du kan navigere på nettstedet som innlogget bruker, uten at du blir logget ut igjen. Cookien «husker» at du er logget inn.
ASP.NET_SessionId	Slettes etter vert besøk	Cookie fra ASP.NET som brukes for at nettstedet skal klare å skille brukere fra hverandre og huske valg hver enkelt har tatt. Den indentifiserer ikke deg som person.
__AntiXsrfToken		Informasjonskapselen brukes til å beskytte mot angrep mot nettstedet.
lang		Informasjonskapselen inneholder språkinnstillinger
GodkjentCookies		Benyttes for å vite om brukeren har akseptert bruk av informasjonskapsler.

E-post til kommunen

Når du sender e-post til kommunen, må du være obs på to ting:

1) Innholdet kan havne på kommunens postliste, hvis henvendelsen ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger eller tilhører en av disse arkivdelene:

personalmapper
elevarkiv
barnehagebarn-arkiv
kommunal innfordring
startlånsaker

2) E-post er ikke en trygg informasjonskanal. Du skal derfor aldri sende sensitive opplysninger per e-post.

E-posten holdes lagret inntil mottakeren sletter den. Lagringen er i en sikret database enten på kommunens e-post-server, eller hos Microsoft. Kommunikasjon mellom Outlook og e-post-server er også kryptert, det vil altså si at den kommunale brukeren som leser e-posten har kryptert kommunikasjon med serveren e-posten leses fra. Men sending av e-post fra en person til en annen er som standard ukryptert, altså ren tekst.