Politisk saksbehandlingsreglement sist revidert 30.11.2023

3.1 Formål

Formålet med dette reglementet er:

• Gi hovedretningslinjer for de politiske organers arbeid
• Gi ensartede og like retningslinjer for alle sentrale kommunale organer
• Gi oversikt over de viktigste plikter og rettigheter for folkevalgte
• Legge grunnlag for vitalisering av det politiske arbeidet
• Bidra til åpenhet i forvaltningen
• Legge forholdene til rette for dialog mellom de folkevalgte organer og innbyggerne

3.2 Hjemmel

Reglementet er fastsatt med hjemmel i ny kommunelov § 5-14. Reglementet har utfyllende
status i forhold til lov og forskrifter gitt i medhold av lov.

Reglementet gjelder for alle organer opprettet med hjemmel i kommuneloven, og for andre
kommunale organer så langt det ikke strider mot særskilt fastsatte regler.

3.3 Gjennomføring av politiske møter

3.3.1 Møteprinsippet

Folkevalgte organer treffer sine vedtak i møte.

Når det er påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan lederen for organet beslutte at
saken tas opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling jfr. ny
kommunelov §11-6.

3.3.2 Møteplan

Lederen i styrer, råd og utvalg sørger for at det blir utarbeidet møteplan. Møtet avholdes
ellers når lederen finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det.

Evt. endringer i møteplan skal varsles på e-mail.

Oppdatert møteplan kunngjøres på kommunens hjemmesider.

3.3.3 Møteinnkalling (jf§11-3)

Ordføreren har ansvaret for hvilke saker som skal stå på sakskart i kommunestyre og
formannskap.

I andre utvalg har lederen et tilsvarende ansvar.

Møteinnkalling til alle politiske utvalg skal som hovedregel sendes ut minst 7 dager før møtet.
Normalt bør møteinnkallingen være medlemmene i hende senest 4-5 dager i forveien.

Innkallingen skal inneholde møtetidspunkt, møtested, sakskart og saksutredninger med
innstilling. Innkallingen sendes medlemmene og de første varamedlemmene.

Politisk sekretariat har rutiner for utsending av innkalling/saksdokument på e-mail til
politisk nivå og andre.

Møteplan for åpne møter legges ut på kommunens hjemmeside.

3.3.4 Deltakelse fra administrasjonen/ordføreren

Kommunedirektøren (personlig eller ved stedfortreder) har møte- og talerett i alle folkevalgte
organer med unntak av kontrollutvalget.

Kommunedirektøren er ansvarlig for at sekretærfunksjonen utføres tilfredsstillende.

Kommunedirektøren /møtesekretær plikter å orientere ordfører/leder om saker som er
aktuelle for behandling.

I medhold av særskilte bestemmelser kan andre ta del i møter med de plikter og rettigheter
som bestemmelsen gir.

Ordføreren har møte- og talerett i alle folkevalgte organer.

Ordfører/møteleder kan invitere andre til å orientere, innlede til debatt m.v. i det enkelte
organ.

3.3.5 Saksordfører

Utvalgene kan ha saksordfører i de saker hvor komiteen innstiller ovenfor kommunestyret.

3.3.6 Saksforberedelse og sekretærbistand til politiske utvalg

Kommunedirektøren har ansvar for saksforberedelse for alle kommunale organer jmfr ny
kommunelov §13-1 og skal gi organene den faglige bistand de ber om.

Sekretærfunksjoner for politiske organer inngår i Kommunalsjef for organisasjon og utvikling
sitt ansvarsområde.

3.3.7 Saksforberedelse og saksdokument

Ordføreren er ansvarlig for hvilke saker som settes på dagsorden i formannskapet og
kommunestyre. Lederen i andre utvalg har tilsvarende ansvar, Jmfr ny kommunelov §11-3

Kommunedirektøren har ansvaret for at saker som skal behandles i folkevalgte organer er
forsvarlig utredet og i samsvar med de regler som lov, reglementer eller vedtak fastsetter.

Saksframleggene skal være grundige og oversiktlige, omfatte hovedproblemstillinger,
alternative løsninger, administrasjonens vurderinger og forslag til innstilling, i
utgangspunktet maks 1 A4 side. Innstillingen skal være kort og klar og gjøre rede for utfallet
av saken. Gjelder saken valg eller tilsetting av kommunedirektør, legges saken fram uten
innstilling.

Kommunedirektøren saksbehandler sakene for klagenemnda i de tilfellene han ikke er
inhabil. Dersom kommunedirektøren er inhabil, forberedes sakene i annen kommune.

Sakene avgjøres med en gangs politisk behandling.

Økonomisaker og plansaker knyttet til kommuneplanen skal behandles 2 ganger, enten i
utvalg eller formannskapet før de avgjøres i kommunestyret. Andre saker som ikke er
delegert, oversendes i størst mulig grad direkte til kommunestyret.

3.3.8 Forfall - inhabilitet - vararepresentanter (jf§8-1 og §11-10, Forvaltningslovens §6)

Dersom et medlem ikke kan møte på grunn av lovlig forfall, skal det så tidlig som mulig gis
melding om dette. Grunnen til forfallet skal oppgis uoppfordret. Rette vedkommende skal
snarest kalle inn varamedlem. Forfall meldes møtesekretær med kopi til gruppeleder i partiet.
Administrasjonen kaller inn vararepresentant ved forfallsvarsel, og sender ut kvittering til
avsender på mottatt melding om forfall.
Gruppeleder for det enkelte parti skal bli gitt en tilbakemelding hvis ingen vara kan møte.

En representant skal i god tid ta opp habilitetsspørsmål med organets leder/møtesekretær -
som kan innkalle vararepresentant. Organet selv avgjør spørsmålet om habilitet.

Den som etter forvaltnings- og kommunelovens bestemmelser er inhabil i en sak, eller som
etter ny kommunelov § 7-9 blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak, og
heller ikke i evt. debatt om vedkommendes habilitet.

En representant som blir erklært inhabil skal forlate møtebordet, men trenger ikke å forlate
møtesalen dersom saken ikke er unntatt offentlighet. Det samme gjelder dersom en
representant blir fritatt fra å delta under behandlingen.

3.3.9 Møteoffentlighet

Alle møter i politiske organer holdes for åpne dører.

Unntak for dette er når saker skal behandles i lukket møte ihht offentlighetslovens
bestemmelser. Det skal henvises til hvilken § i off. loven som kommer til anvendelse.

3.3.10 Taushetsplikt

Representanter og ansatte som deltar i behandling av taushetsbelagte saker etter Fvl. § 13 er
bundet av taushetsplikten slik denne er definert i samme lov.

3.3.11 Møteledelse

Møtet ledes av organets leder. Møtet avvikles i henhold til god møteskikk for kommunale
organer. Møteleder skal påse at alle innlegg knytter seg til saken som er oppe til behandling.

Møtelederen skal ikke kommentere innlegg som er holdt, men kan rette opp misforståelser
når det er nødvendig.

Bare organets medlemmer og møtende varamedlemmer kan komme med forslag eller
merknader dersom ikke lovbestemmelser eller reglement gir noen annen rett til det.
Forslaget skal gis skriftlig til møtelederen og politisk sekretariat. Muntlig kan en komme med
forslag til valg eller tilsetting i tjeneste, om å utsette en sak eller om et forslag ikke skal vedtas.
Møtelederen refererer forslaget og sørger for evt. kopiering av forslaget. Avstemninger
foregår i henhold ny kommunelov §11-9.

Alle avklaringer om gjennomføring av møtet, vedtas av organet selv med alminnelig flertall
hvis ikke annet følger av lov.

3.3.12 Innlegg i debatt

Når møtelederen har referert innstillingen og ellers redegjort for saken, får medlemmene
ordet i den rekkefølge de ber om det. Alle innlegg skal rettes til møtelederen.

Møtelederen passer på at innleggene knytter seg til saken. Det må ikke sies noe som krenker
forsamlingen, enkeltmedlemmer eller andre.

Møtelederen kan stoppe talerne når de bryter reglementet, for å rette åpenbare
misforståelser eller når innleggene bare inneholder gjentakelser av det som er sagt tidligere.

Det er anledning til replikker til hvert innlegg. Replikker skal tegnes under innlegget.
Møtelederen kan henvise en replikk til ordinær talerliste dersom han mener det er
hensiktsmessig. Ønske om replikk vises ved å rette to fingre i luften.

Kommentarer til forretningsorden skjer ved å si: "Til forretningsorden".

3.3.13 Taletid

Organet kan etter forslag fra møteleder, med alminnelig flertall gjøre vedtak om å begrense
taletiden, eller tilsvarende når organet mener at det er debattert lenge nok, om at debatten er
slutt.

3.3.14 Forslag

Medlemmer kan fremme forslag i en sak som er oppe til behandling. Organet har plikt til å ta
forslaget opp til avstemning.

Forslaget skal leveres skriftlig til møteleder og undertegnes av forslagsstiller. Et forslag kan
likevel gis muntlig når det gjelder valg eller tilsettingssaker. Det samme gjelder når et forslag
går ut på at saken skal utsettes, oversendes annet organ eller at forslaget skal forkastes.
Møtelederen skal gjenta forslaget muntlig.

3.3.15 Avstemming

Når en sak er tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved
avstemning eller organet har vedtatt å utsette behandlingen.

Når debatten er slutt, sier møtelederen fra om at saken er tatt opp til avstemning. Fra da og til
avstemningen er ferdig, må det ikke være ordskifte om saken eller leveres nye forslag.

Bare de medlemmer som er til stede når saken tas opp til avstemning, har rett til å avgi
stemme. Alle plikter å stemme.

Dersom ingen fremmer endringsforslag eller uttaler seg mot innstillingen i saken, anses
innstillingen enstemmig vedtatt.

Når det er mange forslag til vedtak skal det stemmes over det mest ytterliggående først. Når
det er to forslag, kan det være riktig å sette disse opp mot hverandre ved alternativ
stemmegivning. Møtelederen foreslår hvordan avstemningen skal gjennomføres.

Ved valg og tilsettinger vises det til §7-4 i ny kommunelov:

§7-4 Forholdsvalg, avtalevalg eller flertallsvalg
Medlemmer til folkevalgte organer skal velges ved forholdsvalg hvis minst ett medlem krever
det. I andre tilfeller skal medlemmene velges ved avtalevalg.
Leder og nestleder for folkevalgte organer skal velges ved flertallsvalg.

Videre sier ny kommunelov følgende om flertallsvalg:

§7 -8 Flertallsvalg
Ved flertallsvalg er den personen valgt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmene.
Hvis ingen får mer enn halvparten av stemmene, holdes en ny avstemning. Den som får flest
stemmer ved den nye avstemningen, blir valgt. Hvis to eller flere kandidater får like mange
stemmer, avgjøres valget ved loddtrekning.

3.3.16 Prøveavstemning

Før det avholdes endelig avstemning i en sak, kan det avholdes prøveavstemning som ikke er
bindende. Resultatet av den skal ikke føres i protokollen.

3.3.17 Spørsmål til spørretimen

Det er anledning å stille spørsmål fra representantene i møtet. Dersom ordfører, eller den
han/hun utpeker kan svare, besvares spørsmålet direkte. Dersom spørsmålet ikke kan
besvares, gis svaret på neste møte.

Spørsmål til spørretimen der en forventer svar, rettes til ordføreren skriftlig og senest 7 dager
før møtet det vil si når innkalling til møtet er representantene i hende.

Spørsmål til spørretimen tas opp i starten på møtet.

Spørsmål refereres og besvares av ordføreren. Spørsmålsstiller gis anledning til en
kommentar på ordførerens svar. Spørsmål kan ikke behandles på ordinær måte i møtet.

3.3.18 Interpellasjoner

Interpellasjoner må være innkommet til ordføreren skriftlig senest 7 dager før møtet.

Ordføreren skal referere interpellasjonen ved møtets åpning. Forslag som fremmes i
tilknytning til interpellasjoner kan ikke realitetsbehandles hvis ordføreren eller minst 1/3 av
forsamlingen motsetter seg dette. Ordføreren eller den han/hun utpeker besvarer
interpellasjonen.

Interpellasjoner, slik en kjenner det fra Stortinget, er forhåndsinnmeldte og grunngitte
spørsmål fra et medlem som skal besvares i møtet, og hvor det er en påfølgende debatt. I en
slik interpellasjon skal det ikke være forslag om å vedta noe, men man etterspør en
redegjørelse om en sak. Behandlingen av en interpellasjon skal i utgangspunktet ikke føre til
at det treffes vedtak, uttalelse, eller annen avgjørelse som krever avstemning.

Forslag som fremmes sammen med interpellasjonen i forkant av møtet, eller i forbindelse
med organets behandling av interpellasjonen, skal anses som en sak etter § 11-3, og ikke som
et spørsmål etter § 11-2 fjerde ledd. Det betyr at framsatte interpellasjoner, som inneholder
konkrete forslag til vedtak, skal behandles etter reglene om å få en sak på saklisten.

Interpellasjoner som kommunestyret definerer som en sak hvor det skal fattes vedtak
oversendes administrasjon for saksutredning før endelig behandling av saken.
Kommunestyret vedtar med alminnelig flertall om saken skal oversendes til administrasjon
for saksutredning.

Ordskifte vedr. interpellasjoner skal ikke overskride 30 min.
Spørsmål og interpellasjoner skal refereres i møteprotokollen

3.3.19 Andre møtedeltakere - utsendinger

I møte kan organene ta imot utsendinger fra interessegrupper og andre organ som ønsker å
uttale seg om en sak som er til behandling eller gi informasjon. Innlegget må ikke overskride
20 min. Slike utsendinger må kontakte lederen av organet i forkant og gjøre avtale om den
praktiske gjennomføringen.

Kommunedirektøren eller den hun/han bemyndiger kan delta i politiske organers møter og
har tale- og forslagsrett.

3.3.20 Møteprotokoll

Alle politiske organer fører møteprotokoll fra sine forhandlinger og skal inneholde:

• tid og sted for møtet
• innkalling evt. merknader
• hvem som møtte og var fraværende
• hvem som evt. har permisjon fra deler av møtet
• hvilke saker som ble behandlet og gangen i forhandlingene
• evt. endring i innstilling under møtet
• alle framsatte forslag skal leveres skriftlig/digitalt
• avstemmingsresultat
• hvem av medlemmene som stemmer hva i den enkelte sak skal fremgå av protokollen i
  utvalg og formannskap, ikke i kommunestyret.
• partienes stemmegivning evt. representantens stemmegivning i de enkelte saker

En representant eller gruppe kan fremme protokolltilførsel. Protokolltilførsel skal leveres
skriftlig/digitalt til møteleder og politisk sekretariat og må være fremmet i møtet.

3.3.21 Høringer

De politiske organer kan beslutte å gjennomføre høringer i forbindelse med behandlingen av
konkrete saker eller for belysning av ulike saksforhold. Høringer (både allmannamøter og
begrensede høringer) er i utgangspunktet åpne.

Høringene ledes av organets leder som har ansvaret for forberedelsen og gjennomføringen i
samråd med sitt organ. Det kan inviteres eller engasjeres innledere til høringene. Det fattes
ingen beslutninger. Det føres et kort og oppsummerende referat fra høringene.

3.3.22 Utvalg for tids- og saksavgrensede oppgaver (ad hoc)

Kommunalt organ kan nedsette ad hoc -utvalg for å ivareta tids- og saksavgrensede oppgaver
innenfor organets arbeids- og ansvarsområde. Ad-hoc utvalg kan bestå både av
representanter fra utvalget selv og andre. Ad-hoc utvalg kan ikke tildeles vedtaksmyndighet.

Mandat, sammensetning og godtgjørelse godkjennes av formannskapet. De alminnelige
reglene for folkevalgte organer kommer også til anvendelse for disse utvalgene, herunder
reglene om saksbehandling og åpenhet.

3.3.23 Møtetid

Kommunestyrets møtetid kan variere etter saksmengde. Kommunestyret skal avslutte
klokken 1600 med mindre kommunestyret fatter vedtak om annen møteslutt i møtet.

Saksmengde og antatt møtetid kan regulere når møtet starter. Møtetidspunktet angis på
innkallingen.